Egentest aktsomhetsvurderinger – Ansvarlig Næringsliv

Trinn 1. Forankre ansvarlighetMin bedrift har retningslinjer* for å være en ansvarlig og bærekraftig virksomhet**. Retningslinjene er vedtatt av ledelse og styret og benyttes aktivt av ledelse og ansatte. * Hva bør selskapets policy og retningslinjer inneholde? Selskapets policy og retningslinjer bør som et minimum omfatte virksomhetens forpliktelser knyttet til OECDs retningslinjer. OECDs retningslinjer Det bør være et særlig fokus på virksomhetens viktigste risikoområder. Den bør beskrive hvordan virksomheten skal opptre ansvarlig, og uttrykke forventninger til ansvarlighet hos leverandører og andre forretningsforbindelser. ** Med en ansvarlig og bærekraftig virksomhet menes at næringslivet kan gi positive bidrag til økonomisk, miljømessig og sosial utvikling. Virksomheten kan også ha negativ påvirkning på mennesker og omgivelser. For å opptre i tråd med OECDs retningslinjer, forventes selskaper å gjennomføre aktsomhetsvurderinger for å kartlegge, forhindre og begrense negative konsekvenser på mennesker, samfunn og miljø og redegjøre for hvordan dette håndteres, både i egen virksomhet, leverandørkjede og hos forretningsforbindelser. Vis mer informasjon 1.1 Vi har utarbeidet en policy som er godkjent av ledelsen, gjort offentlig kjent, og oppdateres jevnlig. Praktiske tiltak:a) Vi oppdaterer bedriftens retningslinjer for ansvarlighet, med særlig fokus på menneskerettigheter, herunder faglige rettigheter, miljøvern, anti-korrupsjon og anti-bestikkelser.*Grunnleggende prinsipper om næringslivets ansvar for å respektere menneskerettighetene: Når det gjelder menneskerettighetsspørsmål, vises det til de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene, som et minimum forstås som den internasjonale menneskerettighetskatalogen, prinsippene om grunnleggende rettigheter fastsatt i Den internasjonale arbeidsorganisasjons (ILO) erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet av 1998, og ILOs trepartserklæring om grunnleggende prinsipper for flernasjonale selskaper og sosiale forhold. Vis mer informasjon JaDelvisNeib) Vi lager spesifikke retningslinjer for håndtering av bedriftens viktigste risikoområder, basert på virksomhetens risikokartlegging.*For eksempler på risikoområder, se OECDs veileder spørsmål Q1 side 38 "Eksempler på negativ påvirkning på tema for retningslinjene" . OECD Due Diligence Guidance for RBC For særlige eksempler på bedrifters negative påvirkning på menneskerettighetene, se How businesses impact human rights Vis mer informasjon JaDelvisNeic) Vi gjør bedriftens retningslinjer for ansvarlighet offentlig tilgjengelig og kommuniserer de til bedriftens arbeidstakere og lokale fagforeninger.*JaDelvisNeid) Vi oppdaterer policy og retningslinjer ved endringer i risikobildet, for eksempel om vi går inn i nye markeder eller ved ny forretningsforbindelser.*JaDelvisNei1.2 Vi har gode rutiner for å bruke policy og retningslinjer, og gi opplæring i disse. Ansvaret er tydelig forankret i relevante deler av virksomheten. Praktiske tiltak:a) Vi forankrer ansvar for aktsomhetsvurderinger og tilsyn av disse hos ledelsen og styret.*JaDelvisNeib) Vi gir relevante avdelinger ansvar for å iverksette retningslinjene.*Hvilke deler av bedriften bør involveres? - De som tar strategiske beslutninger (styret og toppledelsen). - De som har ansvar for compliance (juridisk, HR, miljø). - De som tar beslutninger om nye forretningsforbindelser (sourcing, innkjøp, salgsavdeling og forvaltere av investeringsfond). - De som er ansvarlig for utvikling av varer og operasjoner som kan innebære risiko (produktutviklere, operative eller tekniske ansvarlige). - De som er ansvarlig for salg eller markedsføring av varer og tjenester. Vis mer informasjon JaDelvisNeic) Vi gir opplæring og insentiver for ulike avdelinger og arbeidstakere til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger.*JaDelvisNeid) Vi har klageordninger der arbeidstakere også kan ta opp spørsmål knyttet til ansvarlighet.*JaDelvisNei1.3 Våre forventninger og retningslinjer for ansvarlig næringsliv er innarbeidet i alle avtaler med leverandører og andre forretningsforbindelser og følges opp rutinemessig. Praktiske tiltak:a) Vi kommuniserer bedriftens retningslinjer for ansvarlighet til leverandører og andre forretningsforbindelser.*JaDelvisNeib) Vi inkluderer betingelser og forventninger* til ansvarlig næringsliv i kontrakter med leverandører og andre forretningsforbindelser.*Forventninger til ansvarlighet som kan inkluderes i skriftlig avtaleverk med leverandører/forretningsforbindelser: - Retningslinjer for ansvarlighet skal overholdes - Det forventes åpenhet, oppfølging og rapportering - Det kan spesifiseres hvordan ansvarlighet formidles videre i leverandør- og verdikjeden - Manglende overholdelse av retningslinjer for ansvarlighet kan være grunnlag for å avslutte kontrakt. Vis mer informasjon JaDelvisNeic) Vi gjør en prekvalifisering av leverandører på bakgrunn av deres arbeid med aktsomhetsvurderinger.*JaDelvisNeid) Vi sørger for tilstrekkelige ressurser og opplæring av leverandører for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger.*JaDelvisNei Lagre for senere Trinn 2. Kartlegg og vurder negativ effekt/skadeVi kartlegger om vår egen virksomhet, leverandørkjeder eller forretningsforbindelser har eller kan få negative konsekvenser for mennesker, samfunn, og miljø.2.1 Vi gjør en overordnet analyse* av egne operasjoner og forretningsforbindelser – inkludert leverandørkjeden - for å kartlegge virksomhetens risikoområder og gjøre en første prioritering. Praktiske tiltak:Det gis mer informasjon om dette i Spørsmål 19-22 i vedlegget til OECDs hovedveileder: OECD Due Diligence Guidance - hva menes med en overordnet analyse og hvor bred denne bør være (spm 19) - hva som menes med bransjespesifikk, geografisk, produkt- og virksomhetsspesifikk risiko (spm 20) - eksempler på informasjonskilder for skrivebordskartleggingen (spm 21) - hvordan man håndterer mangel på informasjon (spm 22). Eksempler på eksterne informasjonskilder for skriverbordskartlegging: DFØs liste over høyrisikoprodukter UN Universal Human Rights Index UN Working Group on Business and Human Rights US state dept Country Reports Human Rights ITUC Global Rights Index Corporate Human Rights Benchmark Business and Human Rights Resource Centre For korrupsjon: Transparency International Corruption Index Vis mer informasjon a) Vi skaffer en grunnleggende oversikt over bedriftens virksomhetsområder og forretningsforbindelser, for å forstå hvilken informasjon som bør innhentes.*JaDelvisNeib) Vi samler informasjon om risiko knyttet til bransje, land, produksjonsprosesser og innsatsfaktorer for å forstå overordnet risiko. Relevante informasjonskilder kan være rapporter fra myndigheter, fagbevegelse, sivilsamfunn, bedriftsforeninger, nasjonale menneskerettighetsinstitusjoner og nyhetsoppslag.*JaDelvisNeic) Vi identifiserer de viktigste risikoområdene og prioriterer disse for videre innsats.*JaDelvisNeid) Vi gjennomgår regelmessig funnene fra denne overordnede risikoanalysen og oppdaterer den ved endringer i bedriftens aktiviteter, varer eller tjenester.*JaDelvisNei2.2 Vi starter med de viktigste risikoområdene, og gjennomfører gjentagende og stadig grundigere vurderinger av prioriterte operasjoner, leverandører og andre forretningsforbindelser. Praktiske tiltak:a) Vi kartlegger bedriftens virksomhet, leverandører og andre forretningsforbindelser, som er knyttet til de prioriterte risikoområdene.*JaDelvisNeib) Vi oppdaterer risikovurderingene jevnlig, og alltid ved endringer i aktiviteter (for eksempel ved lansering av nye varer eller tjenester og når vi går inn i nye markeder, eller ved endringer der virksomheten opererer (for eksempel økte sosiale spenninger.)*JaDelvisNeic) Der det er risiko for påvirkning på menneskerettighetene, konsulterer vi og involverer rettighetshaverne** det gjelder, herunder arbeidstakere, arbeidstakerrepresentanter og fagforeninger. (Når det ikke er mulig å konsultere rettighetshavere direkte, forsøker vi å konsultere troverdige uavhengige eksperter, for eksempel fagforeninger og sivilsamfunnsorganisasjoner.)*Rettighetshavere: Interessenter er personer eller grupper som har interesser som er, eller kan bli, påvirket av en bedrifts virksomhet. Der interessen er en individuell menneskerettighet eller kollektiv rettighet (som for grupper som urfolk) kalles interessentene som er eller kan bli berørt for "rettighetshavere". Eksempel på interessenter kan være arbeidstakere, arbeidstakerrepresentanter, fagforeninger (inkludert internasjonal fagbevegelse), folk fra lokalsamfunn, sivilsamfunnsorganisasjoner, investorer og profesjonelle bransje – og handelssammenslutninger.Vis mer informasjon JaDelvisNeid) Vi er særlig oppmerksom på sårbare og marginaliserte grupper i vurderingen av mulige menneskerettighetsbrudd, og på hvordan risiko kan være ulik for kvinner og menn.*Mer informasjon om hvordan integrere kjønnsperspektivet i aktsomhetsvurderinger finnes i spørsmål 2 i vedlegget til OECDs hovedveileder. Noen nyttige verktøy i dette arbeidet: SheDil Gender Due DiligenceVis mer informasjon JaDelvisNei2.3 Vi vurderer hvordan bedriften er involvert i negativ påvirkning for å fastslå riktig oppfølging. Vi vurderer om bedriften forårsaker, bidrar til, eller er direkte forbundet med den negative påvirkningen* Praktiske tiltak:Eksempler på menneskerettigheter der næringslivet kan ha negativ påvirkning: - tvangsarbeid - lønnsdiskriminering - kjønnsbalansert vold eller trakassering - manglende involvering av berørte urfolksgrupper - represalier mot kritiske stemmer fra sivilsamfunn og menneskerettighetsforsvarere - tilgang til rent vann - rett til privatliv Hvordan bedrifter er involvert i negativ påvirkning - tre ulike ansvarsforhold: - Forårsake: Når virksomhetens aktiviteter alene skaper den negative påvirkningen/skaden. - Medvirke: Når virksomhetens aktiviteter i kombinasjon med andre skaper den negative påvirkningen/skaden, eller om virksomheten tilrettelegger for at andre skaper negativ påvirkning/skade. - Direkte forbundet: Når virksomheten er forbundet med negativ påvirkning/skade gjennom en annen enhet. Vis mer informasjon a) Vi rådfører oss med forretningsforbindelser, andre bedrifter og interessenter*.*Eksempler på interessenter kan være: arbeidstakere, arbeidstakerrepresentanter, fagforeninger, lokalsamfunn, sivilsamfunnsorganisasjoner, kunder, investorer og bransjer. Og bransjesammenslutninger. Vis mer informasjon JaDelvisNeib) Vi rådfører oss med berørte interessenter og rettighetshavere, eller deres rettmessige representanter.*Hva innebærer meningsfull interessentdialog? I arbeid med aktsomhetsvurderinger handler meningsfull interessentdialog om å involvere de det faktisk gjelder: de som er eller kan bli negativt påvirket av virksomhetens aktiviteter. Dette kan være arbeidstakere og fagforeninger, også i leverandørkjeden, lokalsamfunn og forbrukere. Andre interessenter kan være sivilsamfunnsorganisasjoner, lokalsamfunn, menneskerettighetsforkjempere, konkurrenter, myndigheter, forretningspartnere og aksjonærer. Disse kan både være berørte parter, og aktøre som kan også bidra med nyttig informasjon om lokale forhold. I noen tilfeller er interessentinvolvering eller konsultasjon en rettighet i seg selv. Urfolk har rett til konsultasjoner med formål å oppnå berørte parters frie og informerte forhåndssamtykke, såkalt FPIC-konsultasjoner (FPIC – Free, Prior and Informed Consent) i prosjekter som berører eller kan berøre deres territorier og naturressurser. Retten til å danne og bli med i fagforeninger, samt retten til å delta i kollektive forhandlinger, er også en menneskerettighet. Derfor er det viktig å involvere fagforeninger eller arbeidstakerrepresentanter i arbeidet med aktsomhetsvurderinger. Samarbeid mellom partene i arbeidslivet er en konkret form for interessentinvolvering.Vis mer informasjon JaDelvisNeic) Vi søker relevant intern eller ekstern kompetanse etter behov.*JaDelvisNeid) Hvis berørte interessenter og rettighetshavere er uenige med bedriftens vurdering av involvering i faktisk eller potensiell negativ påvirkning/skade, samarbeider vi med legitime mekanismer* for å løse saken.*Legitime klagemekanismer kan omfatte statlige eller ikke-statlige prosesser man kan bruke for behandling av klager om skader forårsaket av en bedrift, og der man kan få gjenoppretting. Se mer informasjon Q51 og Q52 i OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger: OECD Due Diligence GuidanceVis mer informasjon JaDelvisNei2.4 Vi prioriter tiltak der risiko for negativ påvirkning/skade er størst, basert på alvorlighetsgrad og sannsynlighet. Vi fortsett deretter med å håndtere annen negativ påvirkning/skade Praktiske tiltak:Hvilke operasjoner eller forretningsforbindelser bør vurderes først? - Er de i risikoland (land med konflikt, sårbare grupper, svakt styresett, høy korrupsjon) - Er det en særlig risikofylt aktivitet eller produksjonsprosess (arbeidsintensiv, bruk av uformell arbeidskraft, kjemikalier og eller tungt maskineri)? - Er det tidligere identifisert risiko der? Vis mer informasjon a) Vi kartlegger potensiell eller faktisk påvirkning som kan håndteres umiddelbart, for eksempel ved å oppdatere kontraktsbetingelser med leverandører eller endre revisjonsrutiner for å fokusere på risiko som er utelatt i tidligere revisjoner.*JaDelvisNeib) Vi fortsetter med å prioritere aktiviteter der bedriften forårsaker eller bidrar til negativ påvirkning.*JaDelvisNeic) Vi prioriterer tiltak basert på alvorlighetsgrad og sannsynlighet.*Hvordan prioritere? Prioritering skal baseres på sannsynlighet og alvorlighetsgrad – hvor sannsynlig er det at skaden inntreffer, og alvorlighetsgrad av den negative påvirkningen/skaden er for mennesker, samfunn eller miljø, kombinert med sannsynlighet. Tre faktorer er førende: - Skala (scale): hvor alvorlig er den negative påvirkningen/skaden? - Omfang (scope): hvor mange gjelder det, eller hvor omfattende er den negative påvirkningen/skaden? - Mulighet for gjenoppretting (remediability): kan det rettes opp igjen? Ved risiko for menneskerettighetsbrudd skal risiko som representerer størst alvorlighetsgrad (severity) prioriteres først, for eksempel tap av liv ved store miljøødeleggelser, der forsinket håndtering kan føre til uopprettelig skade.Vis mer informasjon JaDelvisNeid) Vi rådfører oss med forretningsforbindelser, andre bedrifter, interessenter og rettighetshavere om prioriteringene våre er fornuftige.*JaDelvisNei Lagre for senere Trinn 3. Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning/skadeEksempler på hvordan forebygge og redusere negativ påvirkning/skade: - Endre aktiviteter: legge oljeledning lenger unna lokalsamfunn eller bruk produksjonsprosesser som krever mindre bruk av kjemikalier. - Oppgradere produksjonsforhold: bedre lys, ventilasjon, tilgang til nødutganger, ny maskinpark. - Policy: oppdatere policy på anti-diskriminering under ansettelser. - Opplæring: god opplæring av ansatte og ledelsen kan hindre at negativ påvirkning/skade oppstår. - Røde flagg: identifisere "røde flagg" som synliggjør risiko, og etablere prosesser for å håndtere risiko. - Adressere systemiske svakheter: gjennom sektorsamarbeid, søke å påvirke lokale myndigheter, delta i eksisterende initiativer. Vis mer informasjon 3.1 Der vår virksomhet forårsaker eller bidrar til negativ påvirkning, stanser vi denne. Vi utarbeider planer for å forebygge fremtidig negativ påvirkning. Praktiske tiltak:a) Vi oppdaterer bedriftens policy for å gi veiledning om hvordan fremtidig negativ påvirkning kan unngås og håndteres, og sørger for at de blir fulgt.*JaDelvisNeib) Vi rådfører oss med berørte og potensielt berørte interessenter og rettighetshavere, for å utvikle og iverksette tiltak tilpasset dem.*JaDelvisNeic) Der flere bidrar til den negative påvirkningen, sørger vi for at de andre involveres, for å stanse påvirkningen og hindre gjentakelse (for eksempel gjennom bransjeinitiativ eller samarbeid med myndigheter).*JaDelvisNei3.2 Der skaden ikke er forårsaket av vår virksomhet, men vi er direkte forbundet med denne, utarbeider og gjennomfører vi planer og tiltak for å forebygge eller redusere påvirkningen. Praktiske tiltak:a) Hvis vår virksomhet ikke har nok innflytelse over forretningsforbindelsen, forsøker vi å styrke innflytelsen. Dette gjør vi ved f. eks at ledelsen tar direkte kontakt; gjennom bruk av kommersielle insentiver som langsiktige kontrakter; gjennom samarbeid med andre aktører som bransjeforeninger; eller gjennom å involvere myndigheter.*Hvordan styrke egen påvirkningsmulighet? - Innarbeide forventninger om ansvarlighet og aktsomhetsvurderinger i kontrakter. - Prioritere samarbeid med ansvarlige partnere. - Etablere langvarige relasjoner med leverandører og andre forretningsforbindelser. - Gå sammen med andre kunder om å stille forventninger til ansvarlighet og aktsomhetsvurderinger overfor felles leverandører. - Delta i bransjeinitiativer. - Minoritetsaksjonærer og investorer kan skrive felles brev til virksomheter de investerer i for å signalisere forventninger om ansvarlig næringsliv. Vis mer informasjon JaDelvisNeib) Som en siste utvei, vurderer vi å bryte forbindelsen med leverandør eller forretningsforbindelse. Det gjøres etter mislykkede forsøk på å forhindre eller redusere skade, når den ikke er mulig å rette opp, eller når det ikke er rimelig håp om endring. Det kan også være når man finner skade eller risiko og den enheten som forårsaker den ikke iverksetter tiltak for å forebygge eller redusere den. Før vi bryter forbindelsen, vurderer vi om dette kan ha andre negative følger for mennesker, samfunn og miljø.*JaDelvisNeic) Hvis vår virksomhet bestemmer å forbli i et forretningsforhold, er vi forberedt på å redegjøre for hvilke risikoreduserende tiltak som er igangsatt, og vi er klar over at forholdet kan innebære omdømmemessig, økonomisk eller juridisk risiko.*JaDelvisNei Lagre for senere Trinn 4. Min bedrift overvåker gjennomføring og resultater4.1 Min bedrift følger opp hvordan aktsomhetsvurderingene er gjennomført i bedriften og om de er effektive. Vi bruker erfaringene til å forbedre prosessene. Praktiske tiltak:a) Vi følger opp gjennomføringen og resultatene av tiltak og måloppnåelse.*JaDelvisNeib) Vi gjør jevnlige vurderinger av forretningsforbindelser for å påse at de iverksetter tiltak for å forebygge og redusere risiko.*JaDelvisNeic) Der bedriften har forårsaket eller bidratt til menneskerettighetsbrudd, involverer vi rettighetshavere og de som er påvirket, inkludert arbeidstakere og fagforeninger.*JaDelvisNeid) Vi bruker erfaringer fra overvåkingen til forbedring av prosesser og resultater i fremtiden.*JaDelvisNei Lagre for senere Trinn 5. Vi offentliggjør informasjon om hvordan vi har håndtert negativ påvirkning5.1 Vi kommuniser relevant informasjon om bedriftens arbeid med aktsomhetsvurderinger eksternt. Praktiske tiltak:a) Vi rapporterer eksternt om arbeidet med aktsomhetsvurderinger, gjennom årsrapport, bærekraftsrapport eller lignende. Dette inkluderer informasjon om forankring, policy og systemer, prioriterte risikoområder og grunnlaget for prioritering. Vi omtaler tiltak for å håndtere risiko og oppretting av skade, hvordan dette følges opp og resultater av arbeidet.*JaDelvisNeib) Vi publiserer informasjon på en lett tilgjengelig måte, for eksempel på vår nettside, i bedriftens lokaler og på lokale språk.*JaDelvisNeic) Der det gjelder påvirkning på menneskerettighetene som bedriften forårsaker eller bidrar til, inkluderer vi de berørte rettighetshaverne i formidlingen av informasjon som angår dem.*Hvordan kommunisere med ulike interessenter? Følgende kan være nyttig å vurdere: - Hvem er målgruppen? - Hvordan kan målgruppen få tilgang til informasjonen? - Hva kan hindre sårbare gruppers tilgang til informasjon? - Er informasjonen tilgjengelig for målgruppen (språk, analfabetisme, sted, tidssone, kunnskapsnivå mm)?Vis mer informasjon JaDelvisNei Lagre for senere Trinn 6. Vi sørger for, eller samarbeider om, gjenoppretting*, erstatning og klageordninger** der det er påkrevd* Hva innebærer gjenoppretting? Gjenoppretting kan innebære økonomisk erstatning eller kompensasjon, en offentlig beklagelse, eller at en skade på annet vis rettes opp. Eksempelvis kan det å rette opp miljøskade etter kjemikalieutslipp fra en fabrikk til lokal vannkilde innebære å rense vannkilden, eller også bidra med økonomisk kompensasjon til lokale bønder som har fått sine avlinger ødelagt av forurensingen. For arbeidstakere som urettmessig har mistet stillingen sin, vil gjenoppretting kunne innebære at de får tilbake jobben, eller blir kompensert for tapte inntekter som følge av mistet stilling. For ofre for seksuell trakassering kan gjenoppretting blant annet innebære beklagelse og tiltak som ivaretar ofrene og forebygger framtidige overgrep. ** Hva er en klagemekanisme? Formålet med en klagemekanisme er at klager skal kunne fremmes og behandles, og at skade blir gjenopprettet. Klagemekanismer kan være statlige og ikke-statlige, og omfatter blant annet: - Rettsprosesser, tilsyn og ombudsordninger - Bedriftsinterne klageordninger hvor bedriften selv håndterer klager og sørger for gjenoppretting direkte med berørte parter - Klageordningen til nasjonale OECD-kontaktpunkt - Globale rammeavtaler mellom bedrifter og internasjonal fagbevegelseVis mer informasjon 6.1 Når vår bedrift finner ut at vi har forårsaket eller bidratt til faktisk skade, skal skaden håndteres ved å sørge for, eller samarbeide om, gjenoppretting og erstatning. Praktiske tiltak:Vi forsøker å gjenopprette situasjonen som den var for den/de berørte personen/-e før skaden (hvis mulig) og å tilrettelegge for gjenoppretting som står i forhold til skadens art og omfang.*JaDelvisNeiHvis skade gjelder brudd på menneskerettighetene konsulterer og involverer vi berørte rettighetshavere og deres representanter når det skal avgjøres hvordan skaden skal gjenopprettes.*JaDelvisNeiVi undersøker om de som har reist klager er fornøyd med prosessen og resultatene.*JaDelvisNei6.2 Vi sørger for at klager fra berørte interessenter og rettighetshavere blir håndtert av bedriften. Der det trengs etablerer vi eller samarbeider om ordninger som kan behandle klager. Praktiske tiltak:Vi samarbeider med juridiske eller ikke-juridiske klageordninger, for eksempel ved klage til et nasjonalt kontaktpunkt for OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.*JaDelvisNeiVi etablerer klageordninger i virksomheten, for eksempel interne klagemekanismer for arbeidstakere eller klagemekanismer via en tredjepart.*JaDelvisNeiVi konsulterer med arbeidstakerrepresentanter og fagforeninger for å etablere prosesser der de kan klage til bedriften.*JaDelvisNei Lagre for senere &#916;